Die Hochschule Luzern (HSLU) ist die grösste Bildungsinstitution in der Zentralschweiz. Sie betreut über 8'000 Studierende, 12'000 Weiterbildungsteilnehmende und führt jährlich Hunderte von Forschungsprojekten durch. Mit Aktivitäten in sechs Departementen benötigt die HSLU administrative Prozesse, die ihrer Grösse, ihren Qualitätsstandards und ihrem Anspruch an kontinuierliche Verbesserung entsprechen.
Der Kreditoren-Workflow der HSLU war zuvor auf mehrere Standorte verteilt, stark papierbasiert und von manuellen Schritten abhängig. Rechnungen zirkulierten physisch, Freigaben waren uneinheitlich und den Mitarbeitenden fehlte eine zentrale, digitale Möglichkeit, eingehende Dokumente zu bearbeiten oder zu verfolgen.
Die Hochschule setzte sich ein klares Ziel: Einführung eines zentralen, automatisierten und transparenten Kreditoren-Workflows, der den administrativen Aufwand reduziert, Papier eliminiert und eine konsistente Governance gewährleistet. Eine moderne, intuitive Benutzeroberfläche war entscheidend, um Mitarbeitende und Führungskräfte zu unterstützen und gleichzeitig mehrere Rechnungseingangsadressen in einer einzigen, standardisierten Anlaufstelle zu konsolidieren.
Um dies zu erreichen, entschied sich die HSLU für eine Lösung von Xpert und implementierte das Modul als Herzstück ihres neuen Kreditoren-Workflows.
Das Projekt begann mit abteilungsübergreifenden Workshops, um Anforderungen zu definieren sowie technische und regulatorische Bedürfnisse zu erfassen. Auf Basis dieser Erkenntnisse entwickelte unser Team einen massgeschneiderten digitalen Workflow, der den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung transformierte.
Ein modernisierter Rechnungsprozess.
Volle Einsicht in jeden Schritt der Verarbeitungskette.
Beschleunigter Durchsatz und bessere Einhaltung von Lieferanten-Zahlungsfristen.
Optimierte Kern-Workflows, unterstützt durch systembasierte Validierung.
Intuitive Oberflächen und Automatisierung, die Fehler reduzieren und für durchgehend hohe Genauigkeit sorgen.
Mitarbeitende können Rechnungen von jedem Gerät und jedem Ort aus kontieren, freigeben und einsehen.
Dank des Kreditoren-Workflows wird unsere Rechnungsverarbeitung nun den Anforderungen an eine moderne und flexible Arbeitswelt gerecht.
Birgit Böhringer and Iwan Schnüriger
Project Manager Business Applications / Head of Accounting
Ihr Partner für digitale Transformation
Unser Team aus erfahrenen Beratern und Entwicklern kombiniert Fachwissen mit innovativen Technologien, um zukunftsfähige und ergonomische Software zu schaffen.
Mit XPertura bieten wir Unternehmen die Möglichkeit, ihre Abläufe zu optimieren und den Herausforderungen der digitalen Welt erfolgreich zu begegnen.