Schweizer Unternehmen legen Wert darauf, Dinge richtig zu machen – und das gilt auch für die Gestaltung ihrer HR-Prozesse. Gleichzeitig hat sich HR-Technologie von einer optionalen Lösung zu einem wichtigen Bestandteil entwickelt, wenn Unternehmen mit den aktuellen Anforderungen Schritt halten wollen.
Früher bestand HR vor allem aus Papierkram und Ferienplanung. Heute ist HR eine Funktion, die sich direkt darauf auswirkt, ob Mitarbeitende im Unternehmen bleiben, wie produktiv sie arbeiten und wie sie ihren Arbeitsplatz erleben. Das betrifft den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus – von der ersten Stellenanzeige bis zum letzten Arbeitstag im Unternehmen.
Der Wettbewerb um qualifizierte Mitarbeitende ist in der Schweiz hoch. Fachkräfte können zwischen verschiedenen Stellenangeboten wählen. Ihre Aufmerksamkeit zu gewinnen und sie langfristig im Unternehmen zu halten, erfordert daher gezielte Massnahmen. Ein gutes HCM-System unterstützt dabei vor allem, indem es repetitive Aufgaben im HR reduziert.
Jobportale und soziale Plattformen wie LinkedIn, Indeed und Glassdoor sind häufig die erste Anlaufstelle, da sie Kandidatinnen und Kandidaten weit über die Schweizer Landesgrenzen hinaus erreichen. Anschliessend übernehmen Bewerbermanagementsysteme Aufgaben, die früher viel Zeit in Anspruch genommen haben: Lebensläufe sortieren, Interviewtermine koordinieren und Statusupdates versenden. Auch KI kommt zunehmend früher im Recruiting-Prozess zum Einsatz. Einige Tools analysieren Bewerbungen bereits auf relevante Fähigkeiten oder führen eine erste Interviewrunde durch, bevor eine Person aus dem HR-Team involviert wird.
XRecruiting unterstützt genau diesen Ansatz. Die Lösung reduziert den manuellen Abstimmungsaufwand und erleichtert es, geeignete Kandidatinnen und Kandidaten schneller zu identifizieren. In der Praxis bedeutet das, dass HR-Teams Stellen auf mehreren Plattformen ausschreiben, den Bewerbungsprozess übersichtlich verwalten und gleichzeitig passende Kandidatinnen und Kandidaten für die jeweilige Position gewinnen können.
Ein schwieriger Start in den ersten Wochen ist ein wichtiger Grund dafür, dass Mitarbeitende ein Unternehmen frühzeitig wieder verlassen. HCM- und eLearning-Tools können dabei helfen, diesen Einstieg besser zu gestalten.
Ein Learning Management System (LMS) stellt Onboarding-Materialien, Schulungsmodule und Compliance-Kurse online bereit. Virtuelle Schulungsplattformen ergänzen dies um Live-Sessions und Workshops. Schulungen können zudem an die jeweilige Rolle und die Ziele der einzelnen Mitarbeitenden angepasst werden.
XLearning und XCourses sind auf diesen Ansatz ausgerichtet. Sie eignen sich auch für verteilte Teams. Gamification und interaktive Module machen Schulungen abwechslungsreicher. Neue Mitarbeitende werden schneller produktiv, behalten mehr von den vermittelten Inhalten und Unternehmen schaffen eine Lernkultur, die über die erste Arbeitswoche hinausgeht.
Die jährliche Mitarbeiterbeurteilung ist längst nicht mehr der einzige Zeitpunkt für Feedback. Performance Management findet zunehmend über das ganze Jahr hinweg statt.
Performance-Management-Software erfasst Ziele, unterstützt regelmässiges Feedback und ermöglicht die Durchführung von Beurteilungen ohne den üblichen administrativen Aufwand – alles innerhalb einer HCM-Lösung. 360-Grad-Feedback bezieht Rückmeldungen von Kolleginnen und Kollegen, Führungskräften und direkten Mitarbeitenden ein und ermöglicht dadurch eine umfassendere Perspektive. Echtzeitdaten zur Leistung erleichtern es zudem, Probleme frühzeitig zu erkennen oder gute Leistungen zeitnah hervorzuheben.
XPerformance stellt Führungskräften entsprechende Leistungsdaten direkt zur Verfügung. Dadurch kann Coaching genau dann erfolgen, wenn es tatsächlich hilfreich ist, anstatt erst Monate später. Genau darin liegt der Vorteil: Mitarbeitende können sich schneller weiterentwickeln, wenn die Feedbackschleife kurz ist.
Engagierte Mitarbeitende sind produktiver – das ist kaum umstritten. Die Herausforderung besteht darin, zu erkennen, wie engagiert die Mitarbeitenden tatsächlich sind und wo möglicherweise Unzufriedenheit besteht. Genau hier kommen entsprechende Tools ins Spiel.
Pulse Surveys funktionieren vor allem deshalb gut, weil sie schnell durchgeführt werden können. Werden sie alle paar Wochen statt nur einmal im Jahr versendet, lassen sich Probleme erkennen, solange sie noch klein sind. Anonyme Feedbackplattformen ermöglichen es Mitarbeitenden, auch Themen anzusprechen, die sie gegenüber ihrer Führungskraft möglicherweise nicht direkt äussern würden. Sentiment-Analysen helfen anschliessend dabei, relevante Muster in den Rückmeldungen zu erkennen, anstatt sich auf einzelne Kommentare zu konzentrieren.
XSurvey unterstützt die praktische Umsetzung. HR-Teams können Umfragen erstellen, an bestimmte Gruppen versenden, automatische Erinnerungen einrichten und Antworten innerhalb eines definierten Zeitraums erfassen.
Rollenbasierte Zugriffsrechte stellen sicher, dass sensible Antworten nur für berechtigte Personen zugänglich sind. Solche Tools lösen Probleme nicht von selbst. Regelmässig zuzuhören statt nur einmal im Jahr kann jedoch entscheidend sein, um Probleme frühzeitig zu erkennen und Mitarbeitende langfristig im Unternehmen zu halten.
Die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit einzuplanen klingt einfach – bis man tatsächlich vor dieser Aufgabe steht. Verfügbarkeiten ändern sich, Qualifikationen passen nicht immer zum aktuellen Bedarf und Überstundenkosten können schnell steigen, wenn die Planung nicht genau im Blick behalten wird.
Software für die Personaleinsatzplanung übernimmt einen grossen Teil dieser Koordination. Sie erstellt Schichtpläne auf Grundlage der Verfügbarkeit und Qualifikationen der Mitarbeitenden sowie des tatsächlichen betrieblichen Bedarfs. Wenn sich der Bedarf ändert, können Einsatzpläne schnell angepasst werden, ohne sie komplett neu erstellen zu müssen. Schichten werden Mitarbeitenden mit den passenden Qualifikationen zugewiesen und nicht einfach der Person, die gerade verfügbar ist. Auch die Präferenzen der Mitarbeitenden können berücksichtigt werden. Das Ergebnis sind weniger Planungskonflikte und eine bessere Kontrolle der Überstundenkosten.
XShift automatisiert diesen Prozess und erstellt Einsatzpläne auf Grundlage der Qualifikationen, Verfügbarkeit und Präferenzen der Mitarbeitenden, ohne dass jemand Tabellen manuell abgleichen muss. Für viele Unternehmen bedeutet das eine erhebliche Zeitersparnis bei der wöchentlichen Schichtplanung.
Der zunehmende Einsatz von Remote-Arbeit hat sich zu einem langfristigen Trend in der Schweizer Geschäftswelt entwickelt. Remote-Arbeit erfordert HR-Prozesse, auf die Mitarbeitende und Führungskräfte unabhängig von ihrem Standort zugreifen können.
Digitaler Self-Service ermöglicht es Mitarbeitenden, HR-Informationen abzurufen und routinemässige Aufgaben selbst zu erledigen, ohne eine zuständige Person suchen oder auf die Bürozeiten warten zu müssen. Mitarbeitende und Führungskräfte benötigen zudem unabhängig von ihrem Standort Zugriff auf relevante Personaldaten. Das setzt eine Abkehr von papierbasierten Prozessen voraus, die nur bei persönlicher Anwesenheit funktionieren. Auch die Zeiterfassung muss unabhängig vom Arbeitsort funktionieren – ob Mitarbeitende von zu Hause, beim Kunden oder an einem anderen Ort arbeiten.
Niemand möchte das HR-Team per E-Mail nach Informationen fragen, die sich eigentlich selbst nachschlagen lassen. Self-Service-Portale geben Mitarbeitenden die Möglichkeit, grundlegende HR-Aufgaben selbst zu erledigen.
Unternehmensrichtlinien, Informationen zu Zusatzleistungen und Lohnabrechnungen sind an einem zentralen Ort verfügbar und können jederzeit abgerufen werden, ohne auf eine Antwort warten zu müssen. Auch Ferienanträge können über das Portal eingereicht werden, wodurch der Abstimmungsaufwand für HR reduziert wird. Gleiches gilt für die Aktualisierung von Kontaktdaten, Notfallkontakten und anderen persönlichen Informationen. Mitarbeitende können diese Angaben selbst aktualisieren, sobald sich etwas ändert.
XPertura stellt Self-Service ins Zentrum seiner Plattform und ermöglicht es Mitarbeitenden, selbstständig auf eine Vielzahl von Informationen zuzugreifen und diese zu bearbeiten, ohne Umwege oder komplizierte Prozesse – von Lohnabrechnungen und Zeiterfassungsdaten bis hin zu Personalakten.
Self-Service entlastet HR von wiederkehrenden Fragen und schafft mehr Zeit für strategisch relevante Aufgaben. Gleichzeitig müssen Mitarbeitende nicht darauf warten, dass jemand beispielsweise ihre Telefonnummer aktualisiert.
Die Lohnabrechnung hängt von einer korrekten Erfassung der Arbeitszeiten ab. Dasselbe gilt für die Abrechnung von Kundenleistungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Genau hier entstehen bei manuellen Zeiterfassungen häufig Fehler: Ein Arbeitstag wird vergessen, eine Zahl falsch eingegeben und der Fehler wird erst bemerkt, wenn die Lohnabrechnung bereits erstellt wurde.
Zeit- und Anwesenheitserfassungssysteme reduzieren solche Fehler, indem sie manuelle Arbeitsschritte vermeiden. Die projektbezogene Zeiterfassung ergänzt dies, indem Arbeitszeiten bestimmten Aufgaben zugeordnet werden. Das ist insbesondere dann relevant, wenn Leistungen auf Stundenbasis gegenüber Kunden abgerechnet werden und die erfassten Zeiten nachvollziehbar sein müssen.
XTime und XRecording unterstützen diese Prozesse und ermöglichen einen Echtzeitüberblick darüber, wer aktuell erfasst ist und wie Projekte tatsächlich voranschreiten. Das bedeutet weniger Fehler, weniger manuelle Kontrolle und einen klareren Überblick darüber, wie Arbeitszeit tatsächlich eingesetzt wird.
Das Schweizer Arbeitsrecht und die Datenschutzbestimmungen sind keine optionalen Zusatzanforderungen. HR muss ihre Einhaltung sicherstellen, und HR-Software kann diese Aufgabe deutlich erleichtern.
Compliance-Management hilft dabei, HR-Prozesse zu strukturieren und relevante Unterlagen zu verwalten, sodass die Einhaltung des Schweizer Arbeitsrechts nicht jedes Mal einen hohen manuellen Aufwand verursacht, wenn sich Anforderungen ändern. Verschlüsselung und Zugriffskontrollen sorgen für die notwendige Datensicherheit und schützen Mitarbeiterdaten vor unberechtigtem Zugriff. Regelmässige Audits helfen dabei, mögliche Lücken frühzeitig zu erkennen, bevor daraus konkrete Probleme entstehen.
In allen XPertura-Modulen werden die Sicherheitsstandards bei Bedarf aktualisiert. Der Schutz ist kontinuierlich aktiv und nicht nur im Rahmen von Audits, und Zugriffsrechte können bis auf einzelne Benutzer und sogar bestimmte Datenfelder eingeschränkt werden. Dieses Mass an Kontrolle reduziert die Risiken für HR- und IT-Teams und trägt dazu bei, dass Mitarbeitende darauf vertrauen können, dass ihre persönlichen Daten geschützt sind.
HCM ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern bereits Teil des Arbeitsalltags vieler Schweizer Unternehmen. Unternehmen, die das Potenzial ihrer Mitarbeitenden und der Teams, die sie unterstützen, bestmöglich nutzen, haben Technologie schon vor einiger Zeit als festen Bestandteil ihrer HR-Prozesse etabliert.
XPertura wurde von Anfang an unter Berücksichtigung der Anforderungen Schweizer Unternehmen entwickelt. Unternehmen können die für sie passende Vorgehensweise wählen. Einige führen die vollständige Lösung auf einmal ein. Andere beginnen mit einem einzelnen Modul und gehen schrittweise vor, um zunächst die dringendsten Anforderungen abzudecken. Welche Variante sinnvoll ist, hängt davon ab, welche Themen aktuell die höchste Priorität haben.
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